Política de protección de datos personales

I.              INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S, identificado con el NIT 901.348.397-1, domiciliada en la ciudad de Bucaramanga, Santander en calidad de RESPONSABLE, y para todos los terceros que obran en nombre de DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S.   o que, sin actuar en su nombre, tratan datos personales por disposición de la compañía en calidad de ENCARGADOS.

Tanto DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. en calidad de responsable como sus trabajadores, contratistas y proveedores, deben observar y respetar esta política en el cumplimiento de sus funciones y actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole.

DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. está comprometido con la confidencialidad y seguridad de los datos personales que maneja y se asegura que sus trabajadores, contratistas, proveedores y todas aquellas personas con las cuales se tengan vínculos comerciales y legales, se comprometan a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.

II.             DEFINICIONES

Para efectos de la ejecución de la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

PLATAFORMAS: Hace referencia a la plataformas tecnológicas que sean propiedad de DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S, y cualquiera de las versiones que se ofrezca al público de las mismas, tales como otras páginas web y aplicaciones móviles, que tengan por funcionalidad la oferta de los servicios de DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S.  y la prestación de los mismos a los usuarios registrados o no.

TITULAR: Hace referencia a la persona natural de quien los datos personales serán objeto del tratamiento, como los clientes, los trabajadores, los proveedores o los contratistas y sus empleados.

CLIENTES: Para todos los efectos se entenderá como a “Clientes” a aquellas personas naturales o jurídicas vinculadas a cualquiera de las PLATAFORMAS o con un vínculo legal o contractual vigente con DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S.

AUTORIZACIÓN. Consentimiento previo, expreso e informado del TITULAR para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

AVISO DE PRIVACIDAD. Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el RESPONSABLE que se pone a disposición del TITULAR para el tratamiento de los datos personales. En el AVISO DE PRIVACIDAD se comunica al TITULAR la información relativa a la existencia de la POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES que le será aplicable, la forma de acceder a la misma y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

BASE DE DATOS. Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

DATO PERSONAL. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

DATO PÚBLICO. Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.

DATO PRIVADO. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el TITULAR.

DATOS SENSIBLES. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del TITULAR o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del RESPONSABLE del tratamiento.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

TRATAMIENTO. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

III.           TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y en general gestionados de acuerdo con la finalidad o finalidades que se señalan en la presente política de tratamiento de datos personales.

-          RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN A TRAVÉS DE PLATAFORMAS

El uso de los servicios habilitados por DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S a través de sus PLATAFORMAS requiere que los USUARIOS proporcionen uno o varios de los siguientes tipos de información:

·         Datos personales de contacto necesaria para el registro en las PLATAFORMAS en calidad de USUARIO incluido el nombre, la dirección, el número de teléfono, la dirección de correo electrónico, entre otros.

·         Información relacionada a la actividad de negocio realizada por el USUARIO como el nombre de su empresa, tipo de negocio e industria, detalles de registro corporativo e información sobre su licencia comercial, entre otros.

·         Datos personales de acceso a sistemas de información: usuarios, IP, claves, perfiles, únicamente para los propósitos contractuales y las finalidades establecidas en el presente documento.

-          RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN PARA SU ACTIVIDAD EMPRESARIAL

DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S requiere que sus TRABAJADORES y/o PROVEEDORES suministren los siguientes tipos de información para el adecuado ejercicio de sus actividades empresariales:

·         Datos personales de contacto necesarios para la identificación y vinculación del TRABAJADOR/PROVEEDOR.

·         Datos financieros para el pago de obligaciones contractuales

·         Información relacionada a la actividad de negocio realizada por el PROVEEDOR como el nombre de su empresa, tipo de negocio e industria, detalles de registro corporativo e información sobre su licencia comercial, entre otros.

-          FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

CLIENTES

DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. podrá hacer uso de los datos personales de sus clientes para:

1.     Gestionar el acercamiento entre los USUARIOS y aquellos terceros que hayan autorizado al USUARIO para la entrega de información.

2.     Configurar / administrar cuentas de usuario, incluida la provisión de identificaciones de inicio de sesión y el desarrollo de un perfil de plataforma; 

3.     Verificar la identidad de los USUARIOS y realizar controles de seguridad, KYC (conozca a su cliente) y contra el Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (SAGRILAFT).

4.     Realizar estudios y análisis sobre perfil ocupacional de los USUARIOS.

5.     Redireccionamiento de información de los USUARIOS a los terceros definidos por el USUARIO.

6.     Ejecutar las relaciones contractuales, precontractuales y comerciales que surjan entre DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S.   y los USUARIOS por el uso de las PLATAFORMAS.

7. Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, subordinadas o aliados comerciales de DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. ubicadas en Colombia o cualquier otro país para dar cumplimiento a las obligaciones establecidas mediante relaciones contractuales o para llevar a cabo cualquiera de las actividades aquí señaladas.
8. Transferir a los países donde se encuentren los centros de datos del proveedor del servicio de plataformas basadas en tecnología en la nube, utilizado por DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S.   y entregar los datos personales al proveedor del servicio, quién en ese evento actuará como Encargado del Tratamiento.
9. Enviar al correo electrónico, dispositivo móvil por mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio digital de comunicación, información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios ofertados por sus aliados o usuarios de las PLATAFORMAS.
10. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios prestados por DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S.   o empresas vinculadas y los aliados comerciales de DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S.
11. Hacer uso de los servicios de geolocalización para el cumplimiento de las actividades contractuales aceptadas por el USUARIO/TITULAR.

12.  Utilizar los datos con fines de seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones de DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S.  y ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso ante una autoridad policial, judicial o administrativa.

13.  Configurar y mantener la cuenta, y para hacer todas las demás actividades necesarias para el correcto ofrecimiento nuestros servicios, como habilitar la colaboración entre plataformas y proporcionar alojamiento de información por el periodo definido entre el USUARIO y DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S a través de sus PLATAFORMAS.

EMPLEADOS

DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S podrá hacer uso de los datos personales de sus empleados para:

1.     Desarrollar el proceso de selección, evaluación y vinculación laboral.

2.     Soportar procesos de auditoría interna o externa.

3.     Llevar a cabo capacitaciones, acreditaciones, actualizaciones.

4.     Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos.

5.     Ejecutar la relación contractual incluido el pago de obligaciones contractuales y llevar a cabo los trámites necesarios para el pago obligaciones contractuales.

6.     Enviar reportes de información a las entidades que forman parte del sistema de seguridad social integral y demás entidades por las cuales se provean beneficios al trabajador o se cumplan obligaciones legales.

7.     Ejecutar actividades de comunicación, registro, acreditación, organización, actualización, aseguramiento, procesamiento, investigación, seguridad, planeación, mejora, tramitación de defensa jurídica y gestión de las actuaciones derivadas de la relación laboral.

8.     Finalizada la relación laboral, la emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del Dato con DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S., así como la clasificación, almacenamiento, archivo de los Datos Personales conforme a lo establecido en las normas legales, y el envío de información a autoridades administrativas o judiciales que lo soliciten y de interés al titular del dato.

9.     Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. ubicadas en Colombia o cualquier otro país para dar cumplimiento a las obligaciones establecidas en la relación contractual o para llevar a cabo cualquiera de las actividades aquí señaladas.

10.  Llevar a cabo todas aquellas actividades en las cuales se relacionan o vinculan los empleados y sus familiares con DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S.

11.  Transferir los datos a los países donde se encuentren los centros de datos del proveedor del servicio de plataformas basadas en tecnología en la nube utilizado por DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. y entregar los datos personales al proveedor del servicio, quién en ese evento actuará como Encargado del Tratamiento.

12.  Utilizar los datos con fines de seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones de DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. y ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso ante una autoridad policial, judicial o administrativa.

PROVEEDORES, CONTRATISTAS Y SUS EMPLEADOS

DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. podrá hacer uso de los datos personales de proveedores, contratistas y empleados de los contratistas para:

1.     Ejecutar las relaciones contractuales, precontractuales y comerciales.

2.     Llevar a cabo los trámites necesarios para el pago obligaciones contractuales.

3.     Llevar a cabo capacitaciones, acreditaciones, actualizaciones.

4.     Llevar a cabo todas las actividades necesarias para la efectiva provisión de productos y servicios.

5.     Llevar a cabo actividades de comunicación, registro, organización, actualización, tramitación, control, acreditación, aseguramiento, seguridad, estadística, reporte, defensa jurídica y gestión de las actuaciones.

6.     Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. ubicadas en Colombia o cualquier otro país para dar cumplimiento a las obligaciones establecidas en la relación contractual o para llevar a cabo cualquiera de las actividades aquí señaladas.

7.     Para llevar a cabo todas las actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores, contratistas y sus empleados con DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S.

8.     Transferir los datos a los países donde se encuentren los centros de datos del proveedor del servicio de plataformas basadas en tecnología en la nube utilizado por DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. y entregar los datos personales al proveedor del servicio, quién en ese evento actuará como Encargado del Tratamiento.

9.     Utilizar los datos con fines de seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones de DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. y ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso ante una autoridad policial, judicial o administrativa.

Venta, Licenciamiento o Transmisión de la Información.

La información proporcionada a DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. será utilizada sólo con las finalidades señaladas en la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, y por tanto la información no será vendida, licenciada, transmitida o divulgada de ninguna forma, salvo que: I. exista autorización expresa del TITULAR para hacerlo, II. sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; III. sea necesario con el fin de proveer servicios y/o productos; IV. sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto V. La información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición u otro proceso de restructuración de la sociedad; que sea requerido o permitido por la ley.

Subcontratación.

DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, prohíbe el uso de la información para fines propios y solicita que no se divulgue la información personal a otros, protegiendo la misma con mecanismos idóneos tales como políticas y acuerdos de confidencialidad y manejo de la información.

IV.           LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S.  solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

V.            DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Derechos de los Titulares de Datos Personales:

1. Derecho de Acceso

El Titular de los datos podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de Datos que motiven nuevas consultas.

2. Derecho de Actualización y Rectificación

El Titular de los datos podrá en cualquier momento solicitar la actualización y la rectificación de los datos personales objeto de tratamiento que se encuentren en poder del responsable o encargado del tratamiento.

3. Derecho de Revocación de la Autorización y Supresión

El Titular de los datos podrá revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) y/o a la Constitución.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento.

4. Derecho a Solicitar Prueba de la Autorización

El Titular de los datos podrá solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento acorde con el artículo 10 numeral 4° del Decreto 1377 de 2013.

5. Derecho a Ser Informado Respecto del Uso del Dato Personal

El titular de los datos tiene derecho a ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales

6. Derecho a Presentar Quejas

El Titular de los datos tiene derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.

VI.           ÁREA RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

El área de gerencia de DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S.  será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule todo titular de datos personales a la compañía en ejercicio de los derechos contemplados a favor de los titulares de datos personales en la Ley y en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

VII.          PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

Para la atención de peticiones, quejas, reclamos, conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización que formule todo titular de datos personales en ejercicio de los derechos contemplados en la Ley y en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S.   establece el siguiente:

PROCEDIMIENTO

El titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su solicitud de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. al correo electrónico servicioalcliente@dbcsas.co  podrá llamar al número teléfono 3173000000 ; o radicar un documento en la dirección Carrera 19 # 36 – 20 Of 602 en Bucaramanga (Santander), dirigida a DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S.  

CONTENIDO DE LA SOLICITUD

La solicitud deberá contener la identificación plena del Titular, la descripción de los hechos, la solicitud que se hace, la dirección física y electrónica en la que desea recibir respuesta, un número telefónico de contacto y debe venir acompañada de los documentos que se quieran hacer valer.

CONSULTAS

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

RECLAMOS

Si la información o los documentos recibidos resultan incompletos, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

VIII.         VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La fecha de entrada en vigencia de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales es el día 1 de diciembre de 2021.

Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en las Bases de Datos de DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S.   durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades mencionadas en este documento.

IX.           MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales podrá ser modificada en cualquier momento por DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. La misma estará a disposición de empleados, contratistas, proveedores, clientes y público en general en su versión actualizada en la siguiente Dirección: Carrera 19 # 36 – 20 Of 602 en Bucaramanga (Santander).

Si se realizan cambios en la parte formal de los procedimientos, tales como cambios de dirección, teléfono, correos electrónicos de contacto, URL, área encargada, los mismos serán reflejados en el documento y dados a conocer mediante la plataforma web de DIGITAL BUSINESS CENTER S.A.S. o por mecanismos idóneos que permitan la consulta de los documentos.

Por disposiciones legales, si se realizan cambios en las finalidades del tratamiento de los datos personales se dará aviso del cambio a los titulares de los datos personales que se encuentren registrados en las bases de datos de la compañía y se pondrá a su disposición la última versión de la Política de Tratamiento de Datos Personales y el formulario correspondiente para obtener copia de su nueva autorización.